Co to jest faktura rozliczeniowa i kiedy się ją wystawia?
Faktura rozliczeniowa, nazywana także końcową, to dokument wystawiany po dostawie towaru lub wykonaniu usługi w celu ostatecznego rozliczenia transakcji. W obrocie B2B pomniejsza wartość sprzedaży i podatek VAT o kwoty wykazane wcześniej na fakturach zaliczkowych. Jej wystawienie jest obowiązkowe, gdy zaliczki nie pokryły całej wartości zamówienia.
Co to jest faktura rozliczeniowa?
Faktura rozliczeniowa zamyka rozliczenie sprzedaży, której część została wcześniej opłacona w formie zaliczki, przedpłaty albo zadatku. Sprzedawca wystawia ją po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, wykazując pozostałą do rozliczenia wartość transakcji.
Podstawą prawną takiego dokumentu jest art. 106f ustawy o VAT. Jeżeli faktura zaliczkowa obejmowała tylko część zapłaty, na fakturze wystawionej po realizacji świadczenia należy pomniejszyć wartość sprzedaży oraz podatek VAT o kwoty wykazane na wcześniejszych fakturach zaliczkowych.
W praktyce faktura końcowa pokazuje więc zarówno przedmiot całej transakcji, jak i kwotę, która pozostała do zapłaty. Musi też wskazywać numery powiązanych faktur zaliczkowych.
Faktura rozliczeniowa w B2B i w energetyce – jaka jest różnica?
Termin „faktura rozliczeniowa” ma dwa często spotykane znaczenia. W relacjach między przedsiębiorcami dotyczy rozliczenia wcześniejszych zaliczek. W energetyce odnosi się zwykle do porównania prognozowanego i rzeczywistego zużycia mediów.
| Aspekt | Faktura rozliczeniowa B2B | Faktura rozliczeniowa za media |
|---|---|---|
| Cel dokumentu | Rozliczenie dostawy lub usługi po wcześniejszych zaliczkach | Porównanie prognozowanego zużycia z odczytem rzeczywistym |
| Podstawa wystawienia | Wykonanie świadczenia i wcześniejsze faktury zaliczkowe | Odczyt licznika albo zakończenie okresu rozliczeniowego |
| Powiązanie z innymi dokumentami | Numery faktur zaliczkowych, a w KSeF także ich numery systemowe | Faktury prognozowe oraz dane dotyczące zużycia |
Przykładowo, przedsiębiorca może wpłacić 40% ceny urządzenia przed jego dostawą. Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną kwotę, a faktura rozliczeniowa obejmuje całą transakcję z pomniejszeniem o tę wpłatę.
W przypadku energii elektrycznej sprzedawca może najpierw wystawiać faktury prognozowane, obliczane na podstawie przewidywanego zużycia. Po odczycie licznika faktura rozliczeniowa wskazuje nadpłatę albo niedopłatę. To inne zastosowanie dokumentu niż rozliczanie zaliczek w transakcji B2B.
Kiedy wystawienie faktury rozliczeniowej jest obowiązkowe?
W obrocie gospodarczym należy ją wystawić, gdy przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano zaliczkę, ale jej wartość nie pokryła całej należności. Obowiązek dotyczy także sytuacji, w której wystawiono kilka faktur zaliczkowych, lecz ich suma nadal nie odpowiada pełnej cenie świadczenia.
Na fakturze końcowej trzeba rozliczyć wyłącznie pozostałą część transakcji. Najważniejsze informacje, które powinny zostać uwzględnione, obejmują:
- numery wcześniejszych faktur zaliczkowych, których dotyczy rozliczenie;
- dane towaru lub usługi odpowiadające zrealizowanej transakcji;
- wartość sprzedaży pomniejszoną o otrzymane wcześniej kwoty;
- podatek VAT pomniejszony o podatek wykazany na fakturach zaliczkowych;
- kwotę pozostałą do zapłaty albo informację, że całość została już uregulowana.
Jeżeli zaliczka obejmowała 100% ceny i prawidłowo udokumentowano ją fakturą zaliczkową, przepisy nie wymagają wystawiania dodatkowej faktury końcowej. W niektórych systemach może pojawić się dokument o wartości 0, ale jest to rozwiązanie techniczne, a nie ogólny obowiązek wynikający z ustawy o VAT.
Fakturę rozliczeniową można powiązać z jedną lub wieloma fakturami zaliczkowymi. Brak takiego odniesienia utrudnia wykazanie, jaka część transakcji została już opodatkowana i zapłacona. Dlatego numery dokumentów zaliczkowych należy sprawdzić przed wystawieniem faktury końcowej.
Jak faktura rozliczeniowa funkcjonuje w KSeF?
W Krajowym Systemie e-Faktur faktura rozliczeniowa ma określony typ dokumentu ROZ. W przypadku faktury korygującej stosuje się oznaczenie ROZ_KOR. Dokument powinien zawierać odniesienie do wcześniejszych faktur zaliczkowych, w tym ich numerów KSeF, jeżeli zostały wystawione w systemie.
W strukturze e-faktury dane dotyczące towarów lub usług umieszcza się w sekcji wierszy faktury, natomiast wcześniejsze zaliczki wskazuje się w przeznaczonej do tego sekcji. Nie wypełnia się węzła zamówienia właściwego dla faktury zaliczkowej. Szczegóły techniczne mogą zależeć od używanego programu, ale sama zasada pozostaje stała: faktura końcowa musi jasno wskazywać, które zaliczki rozlicza.
Najważniejsze jest rozróżnienie celu dokumentu. W B2B faktura rozliczeniowa kończy rozliczenie transakcji częściowo opłaconej z góry. W energetyce służy zwykle do wyrównania różnicy między prognozą a rzeczywistym zużyciem.
Artykuł nie stanowi porady inwestycyjnej lub finansowej
