Co to jest faktura kosztowa i jakie informacje powinna zawierać?

Faktura kosztowa to potoczne określenie faktury zakupu, która dokumentuje nabycie towaru lub usługi związanej z działalnością gospodarczą. Samo otrzymanie faktury nie oznacza jednak automatycznie, że wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Musi on mieć związek z uzyskaniem, zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodu i nie może być wyłączony przez przepisy podatkowe.

Czym jest faktura kosztowa?

Faktura kosztowa potwierdza zakup dokonany przez przedsiębiorcę od dostawcy. Może dotyczyć między innymi usług księgowych, najmu biura, dostawy energii, zakupu materiałów, towarów handlowych, sprzętu lub oprogramowania. W relacji gospodarczej sprzedawca wystawia fakturę, a nabywca wykorzystuje ją do ujęcia transakcji w swojej dokumentacji księgowej i podatkowej.

Określenie „faktura kosztowa” nie jest nazwą zdefiniowaną w ustawie o VAT, ustawie o PIT ani ustawie o CIT. W praktyce oznacza fakturę zakupu, która może dokumentować wydatek firmy. Dopiero analiza celu wydatku i przepisów pozwala ustalić, czy będzie on kosztem uzyskania przychodu, środkiem trwałym, wydatkiem niepodatkowym albo inną kategorią księgową.

Jak faktura kosztowa wpływa na podatki?

Wpływ faktury kosztowej na rozliczenia zależy od rodzaju podatku. W podatku dochodowym analizuje się, czy wydatek pomniejszy przychód przy ustalaniu dochodu. W VAT bada się natomiast, czy przedsiębiorca ma prawo odliczyć podatek naliczony wykazany na fakturze. Są to dwa odrębne mechanizmy.

W przypadku PIT lub CIT kosztem jest co do zasady wartość netto, gdy VAT podlega odliczeniu. Jeśli przedsiębiorca nie może odliczyć VAT, w kosztach podatkowych może być uwzględniona wartość brutto, o ile sam wydatek spełnia wymagania podatkowe.

Odliczenie VAT nie jest tym samym co pomniejszenie podstawy opodatkowania. VAT naliczony zmniejsza VAT należny od sprzedaży, natomiast koszt uzyskania przychodu wpływa na dochód opodatkowany PIT albo CIT.

Jakie informacje powinna zawierać faktura kosztowa?

Faktura kosztowa powinna zawierać zasadniczo te same elementy co każda faktura dokumentująca sprzedaż. Zakres wymaganych danych wynika przede wszystkim z ustawy o VAT. Przy odbiorze dokumentu sprawdź w szczególności:

• Datę wystawienia oraz, jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia, datę dokonania dostawy lub wykonania usługi.
• Kolejny numer faktury, który jednoznacznie identyfikuje dokument.
• Dane sprzedawcy i nabywcy – nazwy lub imiona i nazwiska, adresy oraz numery identyfikacji podatkowej.
• Nazwę towaru lub usługi, a także miarę, ilość albo zakres wykonanych usług.
• Cenę jednostkową netto, wartość sprzedaży netto, zastosowane stawki VAT i kwoty podatku.
• Informację o rabatach lub obniżkach, jeśli nie zostały już uwzględnione w cenie jednostkowej.
• Kwotę należności ogółem, czyli wartość brutto do zapłaty.

Niektóre transakcje wymagają także dodatkowych oznaczeń, na przykład „metoda kasowa”, „samofakturowanie” albo „mechanizm podzielonej płatności”. Jeżeli faktura zawiera błędne dane nabywcy lub nieprawidłowe wartości, należy skontaktować się ze sprzedawcą w sprawie wystawienia faktury korygującej.

Kiedy faktura staje się kosztem podatkowym?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wyłączonych wprost przez przepisy. Faktura jest więc dowodem transakcji, ale nie przesądza jeszcze o podatkowej kwalifikacji wydatku.

Przykładami wydatków, które często mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, są materiały wykorzystywane w firmie, towary przeznaczone do odsprzedaży, usługi obce, czynsz, media, usługi telekomunikacyjne, księgowość, transport, marketing oraz ubezpieczenia. Każdy z nich trzeba jednak ocenić w odniesieniu do rodzaju działalności i rzeczywistego celu zakupu.

Przepisy wyłączają z kosztów podatkowych między innymi podatek dochodowy, grzywny i kary pieniężne, niektóre kary umowne, wydatki na reprezentację oraz część wydatków związanych z samochodami osobowymi. Szczególnej analizy wymagają wydatki na spotkania z kontrahentami. O tym, czy mamy do czynienia z reklamą, czy reprezentacją, decyduje przede wszystkim cel poniesienia wydatku, a nie sama nazwa pozycji na fakturze.

Faktura dokumentuje zakup, lecz dopiero związek wydatku z działalnością i brak ustawowego wyłączenia decydują o uznaniu go za koszt uzyskania przychodu.

Znaczenie ma także moment rozliczenia. Koszt bezpośredni można powiązać z konkretnym przychodem, na przykład zakup towaru przeznaczonego do sprzedaży. Koszt pośredni służy funkcjonowaniu firmy jako całości, jak czynsz, internet czy obsługa księgowa. Ten podział wpływa przede wszystkim na czas ujęcia kosztu w podatku dochodowym, a nie na samą możliwość uznania wydatku za koszt.

Zakup środka trwałego również nie musi być jednorazowym kosztem. W wielu przypadkach jego wartość rozlicza się w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne, zgodnie z zasadami właściwymi dla danego składnika majątku.

Jak obsłużyć fakturę od otrzymania do zaksięgowania?

Przed zaksięgowaniem faktury warto przejść przez cztery etapy:

1. Odbierz dokument i zapisz go w firmowej dokumentacji, niezależnie od tego, czy ma formę papierową, elektroniczną czy ustrukturyzowaną.
2. Sprawdź formalnie dane stron, numer dokumentu, daty, opis transakcji, wartości netto, VAT i brutto.
3. Zweryfikuj merytorycznie, czy zakup rzeczywiście został zrealizowany, odpowiada zamówieniu i ma związek z działalnością.
4. Ujmij dokument w odpowiedniej ewidencji, rozdzielając rozliczenie VAT od ujęcia kosztu w PIT lub CIT.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób obiegu części faktur i może wpływać na ustalenie momentu ich otrzymania, ale nie zastępuje oceny, czy wydatek jest kosztem podatkowym. Sam numer KSeF nie przesądza o prawie do odliczenia VAT ani o ujęciu wydatku w podatku dochodowym.

Najważniejsze jest rozdzielenie trzech kwestii: faktura potwierdza zakup, koszt uzyskania przychodu obniża dochód, a VAT naliczony może pomniejszyć VAT należny. Dopiero łączne sprawdzenie dokumentu, celu wydatku i właściwych przepisów pozwala rozliczyć fakturę prawidłowo.

Artykuł nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji wydatku, reprezentacji, amortyzacji lub rozliczenia VAT skonsultuj dokument z księgowym albo doradcą podatkowym.