Co to jest faktura korygująca i kiedy należy ją wystawić?
Faktura korygująca to dokument wystawiany przez sprzedawcę w celu poprawienia wcześniej wystawionej faktury albo odzwierciedlenia zmian, które nastąpiły po sprzedaży. Stosuje się ją między innymi przy błędnej cenie, stawce VAT, rabacie, zwrocie towaru lub zmianie podstawy opodatkowania. Nota korygująca służy natomiast do poprawiania wybranych danych formalnych i jest wystawiana przez nabywcę, a następnie akceptowana przez sprzedawcę.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca odnosi się do faktury pierwotnej, czyli dokumentu wystawionego przy sprzedaży towaru lub usługi. Jej zadaniem jest doprowadzenie dokumentacji do zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Korekta może naprawiać błąd istniejący już w chwili wystawienia faktury albo dokumentować późniejsze zdarzenie, takie jak udzielenie rabatu czy zwrot towaru.
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, który sporządził fakturę pierwotną. Może zrobić to z własnej inicjatywy albo po zgłoszeniu nieprawidłowości przez nabywcę. Jeżeli zmiana wpływa na cenę, ilość, podstawę opodatkowania lub kwotę podatku VAT, właściwym dokumentem jest właśnie faktura korygująca.
Kiedy wystawić fakturę korygującą?
Przesłanki wystawienia faktury korygującej określa art. 106j ustawy o VAT. Dokument sporządza się wtedy, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej wystąpi jedna z poniższych sytuacji:
- udzielono rabatu, upustu lub obniżki ceny,
- zwrócono całość albo część towaru, opakowań lub otrzymanej zaliczki,
- podwyższono cenę po wystawieniu faktury,
- stwierdzono pomyłkę w cenie, ilości, stawce VAT, kwocie podatku albo innej pozycji wpływającej na rozliczenie.
Korekta może więc zmniejszać albo zwiększać wartość sprzedaży. W przypadku korekty „in minus” zmniejsza się podstawa opodatkowania lub podatek należny, natomiast korekta „in plus” zwiększa te wartości. Pakiet Slim VAT doprecyzował zasady rozliczania korekt zmniejszających, w tym warunki dokumentowania uzgodnienia przyczyn i warunków obniżki.
Przepisy nie wskazują jednego ogólnego terminu na wystawienie faktury korygującej. Należy sporządzić ją niezwłocznie po stwierdzeniu błędu albo po wystąpieniu zdarzenia uzasadniającego korektę. Sposób ujęcia dokumentu w ewidencji zależy między innymi od tego, czy korekta naprawia pierwotny błąd, czy wynika ze zdarzenia powstałego już po sprzedaży.
Faktura korygująca a nota korygująca – czym się różnią?
Najważniejszym kryterium jest wpływ poprawianej informacji na wartość transakcji i rozliczenie VAT. Faktura korygująca służy do zmian merytorycznych, natomiast nota korygująca dotyczy określonych błędów formalnych. Nie można użyć noty do zmiany ceny, ilości towaru ani kwoty podatku.
| Cecha | Faktura korygująca | Nota korygująca |
|---|---|---|
| Kto wystawia | Sprzedawca, który wystawił fakturę pierwotną | Nabywca towaru lub usługi |
| Co poprawia | Wartość sprzedaży, cenę, ilość, stawkę VAT, kwotę podatku, rabaty i zwroty | Wybrane błędy formalne, na przykład literówkę w nazwie lub adresie |
| Akceptacja | Co do zasady nie wymaga akceptacji nabywcy jako warunku wystawienia | Wymaga akceptacji sprzedawcy |
| Księgowanie | Wpływa na ewidencję sprzedaży lub zakupu oraz rozliczenie podatku, jeśli zmienia wartości | Nie zmienia kwot podatku ani wartości transakcji, lecz powinna zostać dołączona do faktury i zachowana w dokumentacji |
Nota korygująca może dotyczyć na przykład błędnej nazwy firmy, adresu, oznaczenia towaru lub innego elementu formalnego, o ile poprawka nie zmienia danych określających przedmiot i wartość opodatkowania. Nabywca przekazuje notę sprzedawcy, a ten musi ją zaakceptować. Samo wystawienie noty bez akceptacji nie zastępuje prawidłowej korekty.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Zakres informacji na korekcie powinien pozwalać jednoznacznie zidentyfikować fakturę pierwotną oraz ustalić, jakie dane zostały zmienione. Dokument powinien zawierać co najmniej:
- oznaczenie „Faktura korygująca” albo „Korekta”,
- kolejny numer i datę wystawienia korekty,
- numer i datę faktury pierwotnej,
- dane sprzedawcy i nabywcy wymagane dla danego dokumentu,
- wskazanie korygowanych towarów lub usług oraz poprawione wartości,
- kwoty zmiany podstawy opodatkowania lub podatku, jeżeli korekta ich dotyczy.
Przyczyna korekty nie jest obecnie obligatoryjnym elementem w każdym przypadku, ale jej podanie ułatwia odtworzenie przebiegu transakcji i wyjaśnienie dokumentu podczas kontroli. Przy rabacie warto również wskazać okres, którego dotyczy obniżka.
Faktura korygująca w KSeF
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana według określonego schematu i przekazywana do Krajowego Systemu e-Faktur. Korekta takiego dokumentu powinna zostać wystawiona w sposób pozwalający powiązać ją z fakturą pierwotną. Służy temu między innymi numer identyfikujący fakturę w KSeF.
W KSeF powiązanie korekty z dokumentem pierwotnym odbywa się systemowo, co ułatwia identyfikację obu faktur. Korekta nie polega na edycji wcześniej wystawionego dokumentu, lecz na utworzeniu kolejnej faktury odnoszącej się do pierwotnej.
Szczególne zasady dotyczą błędnego NIP-u nabywcy. Jeżeli faktura została wprowadzona do KSeF z nieprawidłowym numerem, sprzedawca powinien wystawić korektę „do zera” z użyciem błędnych danych, a następnie przygotować nową fakturę z prawidłowym NIP-em. Ten przypadek różni się od zwykłej korekty danych formalnych, dlatego przy wątpliwościach należy sprawdzić aktualne zasady systemu lub skonsultować dokument z księgowym.
Najprostsza reguła jest następująca: jeżeli błąd wpływa na kwotę transakcji, podstawę opodatkowania albo VAT, wystawia się fakturę korygującą. Jeżeli dotyczy wyłącznie danych formalnych, można rozważyć notę korygującą, którą musi zaakceptować sprzedawca.
