Co to jest faktura pro forma i kiedy się ją wystawia?
Faktura pro forma to dokument handlowy, który przedstawia warunki planowanej transakcji, ale nie jest fakturą VAT ani dowodem księgowym. Nie księguje się jej, nie daje prawa do odliczenia VAT i sama w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Po otrzymaniu płatności sprzedawca powinien wystawić właściwą fakturę VAT – zaliczkową albo końcową.
Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma, zapisywana także jako „proforma”, pełni funkcję oferty, zapowiedzi przyszłej faktury lub podsumowania ustaleń dotyczących sprzedaży. Może wskazywać towary albo usługi, ceny, stawki VAT, termin płatności oraz dane stron, dzięki czemu nabywca wie, ile i za co ma zapłacić.
W świetle ustawy o VAT pro forma nie jest fakturą w znaczeniu podatkowym. Nie potwierdza wykonania usługi ani dostawy towaru, dlatego nie stanowi dowodu księgowego. Nie ujmuje się jej w KPiR ani w ewidencji VAT, a wykazane na niej kwoty VAT mają wyłącznie charakter informacyjny.
Samo wystawienie pro formy nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT, PIT ani CIT. Nabywca nie może też odliczyć VAT na jej podstawie. Dokument może natomiast posłużyć do wykonania przedpłaty lub zaliczki, po której pojawiają się obowiązki związane z wystawieniem właściwego dokumentu podatkowego.
Kiedy stosować fakturę pro forma?
Przepisy nie nakazują wystawiania pro formy w konkretnej sytuacji. Jest to dobrowolne narzędzie używane w obrocie gospodarczym, gdy strony chcą ustalić warunki transakcji przed wystawieniem faktury VAT. Najczęściej stosuje się ją w następujących przypadkach:
- Przedstawienie oferty – dokument pokazuje cenę, zakres świadczenia i warunki planowanej sprzedaży.
- Oczekiwanie na przedpłatę – nabywca otrzymuje dane potrzebne do przelewu za część lub całość zamówienia.
- Potwierdzenie ustaleń – pro forma porządkuje uzgodnienia dokonane telefonicznie, mailowo lub ustnie.
- Weryfikacja kosztów – klient może sprawdzić wartość zamówienia i zaakceptować ją przed realizacją.
Pro forma bywa używana także w handlu międzynarodowym, na przykład jako dokument informacyjny dla banku lub kontrahenta zagranicznego. Nie zastępuje jednak dokumentów wymaganych do podatkowego rozliczenia eksportu.
Faktura pro forma a faktura VAT – czym się różnią?
Oba dokumenty mogą wyglądać podobnie, ale mają zupełnie inny status. Faktura VAT dokumentuje sprzedaż lub otrzymanie zaliczki i podlega zasadom wynikającym z ustawy o VAT. Pro forma jedynie przedstawia planowaną transakcję.
| Cecha | Faktura pro forma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Status prawny | Dokument handlowy i informacyjny, nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. | Dokument księgowy i podatkowy regulowany przepisami o VAT. |
| Księgowanie | Nie podlega ujęciu w KPiR ani ewidencji VAT. | Jest podstawą ujęcia transakcji w odpowiednich ewidencjach. |
| Obowiązek podatkowy | Samo wystawienie nie powoduje jego powstania. | Dokumentuje zdarzenie, z którym wiążą się obowiązki podatkowe. |
| KSeF | Nie trafia do Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ nie jest fakturą podatkową. | Podlega zasadom wystawiania i przesyłania określonym dla faktur VAT, w tym zasadom KSeF. |
Najważniejsza różnica dotyczy więc skutków dokumentu. Opłacona pro forma nie kończy obiegu dokumentów. Jest sygnałem, że klient zaakceptował przedstawione warunki, ale sprzedawca nadal musi wystawić fakturę VAT.
Co dzieje się po opłaceniu pro formy?
Obieg dokumentów zależy od tego, czy klient wpłacił całość ceny, czy tylko jej część, oraz czy dostawa lub usługa została już wykonana. Typowa ścieżka wygląda następująco:
- Sprzedawca wystawia pro formę i przekazuje ją nabywcy poza KSeF, na przykład elektronicznie lub papierowo.
- Nabywca dokonuje płatności na podstawie danych wskazanych w dokumencie.
- Po otrzymaniu części zapłaty sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową, a po otrzymaniu całej należności lub wykonaniu transakcji – właściwą fakturę VAT.
- Jeżeli zaliczka nie pokrywa całej wartości zamówienia, po dostawie towaru albo wykonaniu usługi wystawia się fakturę końcową na pozostałą kwotę.
Faktura zaliczkowa nie jest tym samym co pro forma. Pierwsza dokumentuje otrzymaną wpłatę i podlega rozliczeniu, druga tylko zapowiada transakcję. Fakturę zaliczkową co do zasady wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty. Szczegółowy termin może zależeć od rodzaju transakcji.
Jeżeli wpłata pokrywa 100% wartości zamówienia, faktura zaliczkowa może dokumentować całość należności. W takiej sytuacji odrębna faktura końcowa nie zawsze jest potrzebna. Numer pro formy można wskazać na późniejszej fakturze VAT, aby łatwiej powiązać dokumenty, ale nie zastępuje on numeru faktury podatkowej.
Jakie elementy powinna zawierać pro forma?
Przepisy nie określają szczegółowego wzoru pro formy. W praktyce powinna jednak przypominać przyszłą fakturę VAT, aby nabywca mógł sprawdzić wszystkie warunki transakcji. Na dokumencie powinny znaleźć się:
- Wyraźny nagłówek „Faktura pro forma” lub „Proforma”.
- Odrębny numer dokumentu i data wystawienia.
- Dane sprzedawcy oraz nabywcy, w tym nazwa, adres i NIP, jeśli jest używany w danej transakcji.
- Opis towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa, stawka VAT oraz wartości netto i brutto.
- Termin płatności, numer rachunku i ewentualny termin ważności oferty.
Dobrym rozwiązaniem jest osobna seria numeracji, na przykład „PF/01/2026”, zamiast serii używanej dla faktur VAT. Ogranicza to ryzyko pomyłki przy księgowaniu i pokazuje, że dokument ma charakter informacyjny. Można również dodać adnotację, że pro forma nie stanowi faktury VAT i nie jest podstawą rozliczeń podatkowych.
Pro forma jest zapowiedzią transakcji, nie jej podatkowym potwierdzeniem. Po wpłacie lub wykonaniu sprzedaży trzeba zastąpić ją właściwą fakturą VAT, a dopiero ten dokument ująć w rozliczeniach.
