Co to jest wuzetka? Faktura a dokument WZ – różnice
Wuzetka to potoczna nazwa dokumentu WZ, czyli Wydania Zewnętrznego. Potwierdza fizyczne wydanie towaru z magazynu, ale nie jest fakturą ani dokumentem, który zawiera podatek VAT. WZ służy przede wszystkim do kontroli stanów magazynowych i udokumentowania, co, komu oraz kiedy przekazano.
Co to jest wuzetka?
Dokument WZ jest magazynowym potwierdzeniem rozchodu towaru na zewnątrz firmy. Sporządza się go na przykład przy przekazaniu produktów klientowi, kurierowi lub przewoźnikowi. Na jego podstawie magazynier wie, jakie towary ma wydać, a przedsiębiorca może zaktualizować stan zapasów.
WZ nie dokumentuje rozliczenia sprzedaży. Nie zawiera naliczonego VAT-u i nie zastępuje faktury. W praktyce często poprzedza wystawienie dokumentu sprzedaży, ale przedsiębiorca może też wystawić fakturę bez wcześniejszego przygotowania WZ.
WZ a faktura VAT – najważniejsze różnice
Oba dokumenty mogą dotyczyć tej samej dostawy, lecz pełnią różne funkcje:
| Cecha | Dokument WZ | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Cel wystawienia | Potwierdzenie wydania towaru i aktualizacja stanu magazynowego | Udokumentowanie sprzedaży oraz rozliczenie należności |
| Charakter dokumentu | Magazynowy i ilościowy | Finansowy i podatkowy |
| Podatek VAT | Nie zawiera VAT-u do zapłaty | Wykazuje stawkę, podstawę opodatkowania i kwotę VAT, jeśli przepisy tego wymagają |
| Skutek księgowy | Co do zasady nie stanowi podstawy ujęcia przychodu w KPiR | Może stanowić podstawę rozliczenia sprzedaży i podatku |
| Podstawa wystawienia | Dobra praktyka i procedury gospodarki magazynowej, a nie jeden ustawowy wzór | Obowiązek wynika z przepisów dotyczących dokumentowania sprzedaży |
| Moment sporządzenia | Zwykle przy fizycznym wydaniu towaru z magazynu | W terminie określonym w ustawie o VAT, niezależnie od wystawienia WZ |
Dlaczego wystawia się dokument WZ?
Wydanie Zewnętrzne porządkuje obieg towarów i ułatwia powiązanie dostawy z późniejszą fakturą. Jest szczególnie przydatne w sytuacjach, w których towar opuszcza magazyn, a dokument sprzedaży powstaje później:
- Sprzedaż z odroczonym fakturowaniem – WZ potwierdza wydanie towaru przed wystawieniem faktury.
- Przekazanie przesyłki kurierowi lub przewoźnikowi – dokument określa, jakie produkty przekazano do transportu.
- Odbiór osobisty przez klienta – podpis odbiorcy może potwierdzać ilość i rodzaj odebranych produktów.
- Wydanie materiałów pracownikom terenowym – WZ pomaga kontrolować towary wykorzystywane poza siedzibą firmy.
- Przekazanie próbek, produktów do testów lub towarów wypożyczonych – dokument pokazuje, co i kiedy opuściło magazyn.
WZ ogranicza ryzyko rozbieżności między faktycznym stanem magazynu a zapisami w systemie. Może też być ważnym dowodem przy reklamacji ilościowej lub sporze dotyczącym odbioru przesyłki. Jego wystawianie jest dobrą praktyką, ale sam dokument nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury.
Co powinna zawierać poprawna wuzetka?
Przepisy nie narzucają jednego urzędowego wzoru WZ. Dokument powinien jednak zawierać dane pozwalające jednoznacznie ustalić, czego dotyczyło wydanie:
- numer dokumentu i datę jego wystawienia,
- datę wydania towaru, jeśli różni się od daty sporządzenia,
- dane wystawcy oraz odbiorcy,
- nazwę, symbol lub kod towaru,
- ilość wydanych produktów i jednostkę miary,
- informację o magazynie lub miejscu wydania,
- cenę jednostkową i wartość towaru, jeśli dane te są wykorzystywane w firmowym obiegu dokumentów,
- podpis osoby wydającej oraz potwierdzenie odbioru.
Czy WZ jest dokumentem księgowym?
Co do zasady WZ nie jest dowodem księgowym i nie zastępuje faktury w KPiR. Dokument potwierdza operację magazynową, a nie rozliczenie finansowe. Nie powinien też być traktowany jako dokument uprawniający do pominięcia sprzedaży w ewidencji VAT.
W określonych sytuacjach WZ może mieć znaczenie przy ewidencji zakupu towarów handlowych lub materiałów w KPiR, zwłaszcza gdy przepisy pozwalają ująć zakup najpóźniej w momencie rozpoczęcia obrotu tymi składnikami. Nie zmienia to jednak obowiązku uzyskania właściwego dokumentu zakupu, najczęściej faktury, i rozliczenia ewentualnych różnic.
WZ dokumentuje ruch towaru, a faktura dokumentuje sprzedaż i związane z nią rozliczenie podatkowe.
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę co do zasady wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Dlatego wydanie samej wuzetki nie kończy procesu sprzedaży. Fakturę trzeba wystawić w ustawowym terminie, nawet jeśli towar został wcześniej przekazany na podstawie WZ.
Najprościej zapamiętać tę różnicę: WZ to magazyn i ilość, a faktura to sprzedaż, wartość i VAT.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani księgowej. W przypadku nietypowej transakcji sposób ujęcia dokumentów warto skonsultować z księgowym lub doradcą podatkowym.
